北京工业职业技术学院后勤集团文件

北工职院勤字〔2009〕1号

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北京工业职业技术学院后勤集团

印发《文书立卷归档工作规定》的通知

各中心、部、办：

根据院党委、行政的有关要求，结合后勤集团实际，为进一步规范档案管理工作，后勤集团责成综合办公室制定了《北京工业职业技术学院后勤集团文书立卷归档工作规定》，现印发给你们，请认真组织学习，并贯彻执行。

北京工业职业技术学院后勤集团

2009年5月31日

北京工业职业技术学院后勤集团

文书立卷归档工作规定

文书立卷归档是文书处理工作的最后一个环节，是文件材料向档案转化的重要步骤，是做好档案工作的基础。为使归档的文件材料完整、准确,系统地反映后勤集团各项工作活动的历史面貌，便于长远查考利用，参照学院有关文件，结合集团情况，对文书立卷归档工作规定如下:

一、立卷归档范围

凡是集团各职能部门在工作活动中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值的文件材料均应整理分类、立卷归档。参见《北京工业职业技术学院档案归档范围和保存期限表》。

二、立卷单位

集团各中心、部、办等均属立卷单位。各立卷单位应由主管行政工作的负责人监督本部门文书立卷归档工作，应指定专(兼)职文书档案管理员，负责收集、整理本部门工作中形成的文件材料，按时完成立卷、归档工作。

三、立卷分工

1、上级或其他相关部门来文，由公文承办部门文书档案人员立卷。承办人员办完后，及时交本部门文书档案管理人员保管，并按时立卷归档。承办人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

2、集团印发的公文，一律由综合办公室统一立卷归档。

四、立卷原则

1、立卷归档的文件材料应按其自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件保管期限（分永久、长期、短期三种，详见《北京工业职业技术学院归档范围和保管期限表》，长期为15—50年，短期为5—15年）和保密级别（分机密、秘密、内部三种）。不同密级，不同保管期限应分别组卷，以便保管利用。

2、要做好平时归卷工作

年初，各文书立卷承办人根据本部门的职能范围和《北京工业职业技术学院档案归档范围和保存期限表》，以及预计可能新产生的文件材料，确定平时归卷的类目，及时将文件材料分别存入有关类目夹内，年终进行调整，整理组成案卷。

3、立卷应以问题为主，结合作者、名称、时间、通讯者、地区特征进行，把具有相同特征和联系密切的文件组合在一起，组卷要做到：

（1）同一人物、事务、事件，同一性质的工作，同一会议的材料组合在一起；上级机关颁发的指示性文件，与我院在贯彻执行此文件中所形成的材料组合在一起；一件事涉及到上、下级，院内、外有关单位承办中的来往文件应集中在一起。

（2）按教学年度形成的材料，在该学年度末一年立卷；年度计划、总结、报告等文件，放在针对之年；跨年度的规划和计划、预算，归入文件内容针对的第一年；跨年度的总结、报告、决算归入文件内容针对的最后一年，总结和计划写在一起的文件应视其内容主次来定，以计划为主附带总结的归入计划针对的一年，以总结为主附带计划的，归入总结针对的一年；跨年度处理完毕的文件或案件归入办毕或结案的一年。

4、卷内文件排列，应根据文件之间的联系，按问题分时间先后进行排列，请示与批复排在一起，上级的批复在前，向上级的请示在后；正件与附件排在一起，正件在前，附件在后；正本和定稿（有领导人签批的草稿）排在一起，正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；重要文件的历次修改稿（有领导人批改的草稿）排在一起，最后定稿在前，其它依次排列；案件卷内文件排列，结论、决定、判决性文件在前，依据性材料（罪证、旁证等）在后。

5、组成的案卷应避免过厚或太薄，凡遇到太厚时可分成若干卷，太薄时可将相近问题所形成的材料合并组卷。对反映本院重要工作和重大活动的文件材料，不限多少，要单独立卷。

6、案卷组成后，要用铅笔在文件材料有字迹和图表的页面逐页编号，编号采用阿拉伯数字，每个案卷都从“1”开始顺序标注，正面有文字、图表的编在右上角，反面有文字、图表编在左上角，空白页不编号。

7、对永久、长期案卷中的文件要按规定格式逐件顺序填写卷内目录。题名项要照原文件标题填写，不得随意简化，对没有标题的文件应拟写标题，对虽有标题但缺乏实质内容的亦应重新拟写（如标题为“通知”或××号文件）。对“会议记录卷”，应注明每次会议的主要内容。卷内文件目录一律由档案系统生成打印，一式两份，一份在卷首交档案室，归档部门留一份备查。

五、装订和编目

（1）卷内文件材料装订前，要去掉金属物并裱糊破损文件，对书写超过装订线的文件材料要贴边，对不宜装订的其它材料(领导批示的小便条，信封、票据等)应粘在16K的纸上，案卷以三孔装订，装订的左侧和下边沿要与卷边取齐。

（2）案卷封面要逐项按规定填写清楚，档案盒左上角档号（根据《北京工业职业技术学院档案分类目录主表及档号编制规则》）填写。封面蓝体字“北京工业职业技术学院”，下面空白处标题位置，内容力求结构完整、确切，全面概括卷内文件内容，文字不得超过五十个汉字。下边横格中应填写立卷单位的全称、起止日期（第一份档案的日期为起，最后一份为止，年/月/日~年/月/日）、保管期限（参照《北京工业职业技术学院归档范围和保存期限表》）、密级。永久、长期卷末要附备考表，注明卷内需要说明的问题，由立卷人和审查人签字，备考表放置在卷尾。

（3）编制案卷目录时排序要有规律，对准备归档的案卷按本部门的业务职能或机构设置情况，根据价值，顺序排列后，依次编写案卷号。

六、案卷的审查和移交

1、归档案卷质量标准

(1)归档文件收集齐全、完整、不庞杂，不遗漏或短缺，反映一项事情的来龙去脉清楚。案卷装订整齐牢固，不订住文字，不倒订，不漏订，不应有残留的金属物和未裱糊的破损文件。案卷分类清楚，组卷合理，卷内文件排列条理有序，并按顺序注明编号。

(2)将待移交档案室的所有案卷及卷内文件按顺序分别录入院档案室档案管理系统。登陆本部门账户录入案卷封面及卷内文件所有信息，包括文件图像和全文。由系统生成的卷内文件目录和案卷目录各打印两份，随案卷移交档案室一份，归档部门留一份。

(3)案卷封面无错填和漏填项目，标题确切，文字简明，打印清晰，粘贴端正牢固，便于检索查用。

2、永久、长期保存的案卷应按时向院档案室移交归档。归档前，必须经各立卷单位主管领导审查案卷质量，并在《备考表》上签字后办理移交手续。

3、短期保存的案卷留本单位备查，不向档案室移交.过期确无保存价值的材料，经本部门领导批准后，造具销毁清册，一式两份，一份送档案室核准，接到通知后，方可销毁。

七、归档时间

1、党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档

2、各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档；

3、科研、基建部门，应在项目完成后两个月内归档。

4、财会档案，在会计年度终了后，由财务处保管一年，期满后于次年六月底前归档。

5、重大活动或承办会议生成材料，教育统计报表和年鉴材料，在完成后一个月内归档。

6、五万元以上仪器设备的随机材料在开箱后立即归档。

7、特别珍贵或重要的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。

附件：

北京工业职业技术学院档案归档范围和保存期限表（试行）

主题词：文秘工作 档案　规定 通知 　　  　　　

　北京工业职业技术学院党政办公室 　 2007年5月28日印发

共印10份

附件：

北京工业职业技术学院后勤集团

档案归档范围和保存期限表（试行）

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“XingZheng”(行政)的简称。

DQ 党群

主要包括集团党总支、各支部、工会、民主党派等组织在工作中形成的文件材料。

DQ11 党务综合(总支、直属支部综合材料入此)

（1） 各党总支、支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表长期

（2） 各党总支、支部党建工作及有关材料 长期

（3） 各党总支、支部人员奖励及有关材料 长期

（4） 各党总支、支部改选报告、审批材料 长期

（5） 各党总支、支部委员名册 长期

4反映本院重大活动的剪报及图表、照片、底片、录像、录音等 永久

DQ16工会(妇女工作、教工运动会材料入此)

1上级有关工会工作的文件 长期

2工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 永久

3工会、教职工代表大会的文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）及照片、底片、录像等 长期

4表彰工会先进集体和个人的材料、名单 长期

5工会委员会会议记录、纪要 短期

6工会干部任免情况、基层工会干部名册 长期

7妇女工作材料 长期

8家属工作材料 长期

XZ 行政

XZ16后勤

1上级有关后勤工作的文件 短期

上级针对本院的文件 永久

2本院后勤工作的规章制度 长期

3本院后勤工作计划、报告、调查材料 长期

4房屋管理、调配使用、转移等的文件材料 长期

5防震、防汛、三废治理工作的文件材料 长期

6爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等 长期

7师生员工健康状况调查材料及统计表 永久

8本院计划生育工作及领取独生子女证名册 长期

9后勤工作和有关单位签订的合同、协议书 长期

10校园绿化 长期

JJ 基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

JJ11综合

1 上级、本校有关基建工作的规定、办法、通知 长期

2 本院基建工作计划、总结、规章制度、简报 长期

3 基建工作年度统计报表 永久

4 学院总体规划、设计总平面图 永久

5 水、电、气、管道线路分布图 永久

6 全院小型修建计划、报告及上级批复 永久

7 地质勘察、地形测量材料、基建工程更名文件材 永久

JJ12单项工程

1可行性研究

(1)项目建议书及上级批复 永久

(2)可行性研究报告(含选址、方案论证) 永久

(3)项目评估 永久

(4)环境预测、调查报告 永久

(5)设计任务书及计划任务书 永久

2设计基础

(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩

样及说明 永久

(2)地形、地貌控制点建筑物、构筑物、重要设备及安装测量定位、观测记录 永久

（3）水文、气象、地震等其他设计基础材料 永久

3设计文件

（1）初步设计 永久

(2)技术设计或扩初设计 永久

(3)技术秘密材料、专利文件 永久

(4)设计计算书，设计说明书 长期

(5)关键技术实验 长期

(6)总体规划设计 永久

(7)设计评价、鉴定及审批 永久

(8)设计施工图 长期

4工程文件管理

(1)征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久

(2)承包合同、协议书、招标、租赁文件 永久

(3)施工执照(许可证) 永久

(4)环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、气、暖供应协议书 永久

(5)土地使用许可证，建筑许可证、接通水、电源许可证、环保卫生、消防执照 永久

(6)产权证书 永久

5施工-

1）土地施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 长期

(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 长期

(3)材料及构件出厂证明、质量鉴定 长期

(4)建筑材料实验报告 长期

(5)设计变更通知单、施工更改通知单、材料代用单、工程更改洽商、材料仿用审批 永久

(6)土地施工定位测量地质勘察 永久

(7)土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图 永久

(8)隐蔽工程验收记录(含打桩记录)，工程质量评定记录，技术复合卡 永久

(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永久

(10)分项、分单位工程抽量检查、评定 永久

(11)交工验收记录证明 永久

(12)竣工报告、竣工验收报告 永久

2)设备及管线安装施工文件

(1)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 永久

(2)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长期

(3)隐蔽工程检查验收记录 长期

(4)强度、密闭性实验报告 长期

(5)设备调试记录 长期

(6)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长期

（7）系统调试、实验记录 长期

（8）管线标高位置，坡度侧量记录 长期

（9）中间交工验收记录证明，工程质量评定 长期

3）电气、仪表安装施工文件

（1）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期

（2）调试记录 长期

（3）性能测试和校核 长期

（4）施工按装记录，质量检查评定，事故处理报告 长期

（5）中间交工验收记、工程质量评定 长期

（6）竣工报告，竣工验收报告 长期

（7）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 长期

（8）操作、联动试验 长期

（9）电气装置交接记录 长期

6竣工验收

（1）报告 永久

（2）全部竣工图纸 永久

（3）质量评审材料 永久

（4）工程现场声像材料 永久

(5) 竣工验收会议决议文件 永久

SB 仪器设备

包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备（特别是价值5万元以上）的全套随机技术文件以及仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

SB11综合

1 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件 长期

2 本院仪器、设备管理的规章制度 长期

3 设备工作计划、报告、总结、调查材料 长期

4 本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 长期

5 本院仪器、设备移交清册及设备、仪器报废、调拨报告和批复 长期

6 本院有关仪器、设各业务工作的综合性统计材料 长期

SB12各类仪器设备项目（按产品种类或项目设置类目）

1申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等) 长期

2上级或主管领导批复和准购批示 长期

3 订购合同(复印件)和会谈纪要、记录等 长期

4 进口设备过程中有关的技术商务文件 长期

5 开箱记录及装箱单 长期

6 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 长期

7 验收报告及文件材料 长期

8 索赔往来函件及结果文件 长期

9 设各说明书及全套随机文件材料 与设备共存

10使用、检修、故障事故记录（设备履历书） 与设备共存

11重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存

12技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存

CK 财会
 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

CK11综合

1上级有关财务会计工作（针对我校）的文件材料 永久

2本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 长期

3学校基金管理工作 短期

4有关财务管理方面的其他文件材料 短期

5会计移交清册 长期

6会计档案移交保管清册 永久

7财会档案销毁清册 长期

CK12会计报表

1决算报表（含基建综合决算）永久

2预算会计报表 短期

3年度以上规划表、分配计划、测算表 长期

4年度以上各种统计报表（含工资报表）长期

5季度以下各种计划、统计报表 短期

CK13会计帐簿

1涉外会计帐簿 永久

2总账 长期

3预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 短期

4预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 短期

5学校专项基金帐簿 短期

6日记帐 短期

其中：现金、银行存款日记帐 长期

7固定资产明细帐（卡片）短期

（固定资产报废清理后报关五年）

CK14会计凭证

1涉外会计凭证 永久

2预算内各种原始凭证、记账凭证 短期

3预算外各种原始凭证、记账凭证 短期

4学校基金各种原始凭证、记账凭证 短期

5银行存款余额调解表 短期

6会计拨款凭证及其它会计凭证 短期

7银行对账单 短期

8涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 长期

CK15工资清册(奖金、助学金入此）

1工资发放名册、卡片 永久

2工资转移、证明、通知存根 长期

3各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 短期